どのようにすれば貸事務所を正しく効率よく使うことが出来るか、ICカード情報の管理の仕方などをご紹介します。
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顧客管理について

顧客管理はどのように管理すべきか?そしてどう捉えるべきか?
最近では、そのような事に関する教育があまりできていないと思います。
まず、顧客から得る情報というのは会社の資本でもあり財産でもあります。
そしてまたお付き合いしているという事で知り得た顧客所有物にも当たります。
捉え方としては、色々とありますがお客様から知り得た情報ですから大切に管理する必要があると言えます。
住所、電話番号、FAX番号、最近ではパソコンのアドレスなど様々ですし、またそのお客様へ卸す商品や、それに値するサービスですら管理する対象となります。
通常の業務ですと、事務所的な部署の管轄となり当然その人材もある程度専任する事が大事です。
またその専任された人が責任者でもある訳ですから、その蓄積された情報は必要な時に素早く検索し参照が可能な状態にしておかないといけません。
最近では、顧客情報流出などもありますし、リアルタイムに対応するような世の中ですからいつでも対応できる体制が不可欠となります。
また、その管理対象物の重要性から第三者(上司など)による管理情報のダブルチェックも必要となるでしょう。
専任され一人ですと、やはりミスの原因となりかねませんし、又ミスを起こしても気づかずにそのままになってしまいます。
顧客の所有物となる情報や、資材、所謂顧客管理は数名で情報管理に当たると良いと思います。
以前ある事務所の管理をしていましたが、その事務所は一人一人が責任者でありチェックする体制がありませんでした。
ですから、一度ミスが出ればそのままですし、当然上司も内容が解らない為管轄外的な考え方になってしまってました。
誰のミスであれ、被害を被り迷惑がかかるのはお客様です。
顧客管理に当たるスタッフとなればそれくらいの事は常識として知っておく必要があります。
事務所で、専任者がいる事は大切なことです、しかしながらその全ての作業を多少なりとも薄く広く知っているというような人材の育成や配置も大切でしょう。
二重三重でのチェック体制の確立!これがこの会社の大きなテーマでした。
最後になりますが今後も顧客管理というのは、どんどん複雑になっていきます。製造メーカーが問屋的役割を果たすようになり、インターネットにおいてもバーチャルな店舗もどんどん増えています。
顧客情報も複雑になり、より優れたソフトも開発されるでしょう。
だからこそ私達も、その膨大な情報を扱えるよう日々勉強に励む必要があると思います。

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